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Design

Erstellen der ausfüllbaren PDF-Formularen mit InDesign und Adobe Acrobat

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Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:

German (Deutsch) translation by Katharina Nevolina (you can also view the original English article)

Das Erstellen der Formularen in Acrobat kann ein Steuerprozess sein. Die Erkennungssoftware kann Felder in einer Zeile erstellen, jedoch nicht in der nächsten. Möglicherweise erhalten Sie ein Optionsfeld, bei dem Sie ein Kontrollkästchen wünschen.  Scheinbar einfache Aufgaben, die Minuten dauern sollten, können Stunden für die Korrektur und Feinabstimmung dauern. In diesem Lernprogramm erfahren Sie, wie Sie ein sauberes, funktionierendes Formular entwerfen, um die Kopfschmerzen Ihres Workflows zu minimieren.

Die erste Faustregel ist, dass Ihr Design übersichtlich bleibt. Die OCR-Software (Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung), mit der Acrobat Ihr Design in ein Arbeitsformular umwandelt, kann nur lesbare, gut lesbare und kontrastreiche Elemente erkennen.  Um sicherzustellen, dass Ihr Design lesbar ist, halten Sie sich für alle zu konvertierenden Informationen an einen weißen Hintergrund mit schwarzem Typ.  Vermeiden Sie ausgefallene grafische Elemente im Hintergrund. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Elemente getrennt sind und es keinen überlappenden Text gibt, der dazu führen kann, dass Formularfelder miteinander verschmelzen und andere funky Dinge ausführen, die Ihrer Arbeit Stunden hinzufügen können.

Wir erstellen ein einfaches Formular, aber auf keinen Fall muss Ihr Entwurf genau so aussehen, um ein funktionierendes Formular zu erhalten. Folgen Sie einfach den Anweisungen zum Abstand und zum Platzieren von Formularfeldern und machen Sie sonst Ihr eigenes Ding.

Hinweis: Wenn Sie die Kopfschmerzen beim Erstellen eigener Formulare überspringen möchten, finden Sie auf Envato Market eine Auswahl stilvoller Formularvorlagen, z. B. das Registrierungsformular v-2.

Endgültige Bildvorschau


Tutorial-Details

  • Programm: Adobe InDesign und Acrobat CS5
  • Schwierigkeit: Mittelstufe
  • Geschätzte Fertigstellungszeit: 1 Stunde

Schritt 1

Erstellen Sie zunächst ein neues Dokument in InDesign. Richten Sie eine Datei ein, die 4,25 Zoll x 8,5 Zoll beträgt. Das von mir erstellte Formular dient als gedruckter Mailer, daher füge ich einen Standardzapfen von 0,125 Zoll hinzu.


Schritt 2

Nun, um das Formular zu setzen. Acrobat erkennt einen klaren, lesbaren Text. Versuchen Sie daher, den Text vor den Feldern mit einer sauberen, lesbaren Schrift (z. B. Helvetica oder einer anderen leicht lesbaren Schriftart) zu versehen.  Der Grund dafür ist, dass Acrobat die Formularelemente präzise benennen kann, ohne verwirrt zu werden. Wenn Ihr Dokument eine Überschrift oder einen Titel hat, können Sie dort jedoch eine schickere Schriftart verwenden.


Schritt 3

Sie möchten in der Lage sein, zu sehen, wo sich jede Registerkarte und jeder Platz im Dokument befindet, um sicherzustellen, dass Sie alle ausgeblendeten Zeichen sehen können. Wählen Sie dazu in InDesign Typ > Ausgeblendete Zeichen anzeigen (Type > Show Hidden Characters).


Schritt 4

Um Ihren Formularfeldern eine leicht bearbeitbare Unterstreichung hinzuzufügen, wählen Sie das Leerzeichen direkt nach dem Namen des Felds aus und fügen Sie eine Registerkarte (Registerkarte) ein. Öffnen Sie die Registerkartenpalette, indem Sie Typ > Registerkarten (Type > Tabs) auswählen.  Wählen Sie eine nach rechts ausgerichtete Registerkarte (der Pfeil nach rechts und unten) und klicken Sie auf das Lineal in der Palette Registerkarten, um die Registerkarte einzufügen. Ziehen Sie die Lasche jetzt ganz nach rechts und sie sollte einrasten.

Markieren Sie die Registerkarte, und öffnen Sie die Unterstrichenoptionen, auf die Sie durch Klicken auf das Symbol in der oberen rechten Ecke der Zeichenpalette zugreifen.  Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Underline On" und setzen Sie das Unterstrichgewicht auf 0,5 pt. Wenn der Strich zu dünn ist, wird er von Acrobat nicht als Textfeld erkannt.


Schritt 5

Fügen Sie jedem Feld, für das Unterstreichungen erforderlich sind, Registerkarten hinzu, und verwenden Sie das Pipetten-Werkzeug (Eyedropper Tool) (I), um es auf die anderen Felder anzuwenden, indem Sie sie markieren.


Schritt 6

Nicht alle Felder müssen die gesamte Zeile ausfüllen, wie z. B. die Telefonnummer oder das Postleitzahl-/Postcode-Feld, und Sie möchten zwei Felder in eine einzige Zeile einfügen.  Löschen Sie dazu den Absatz in der ersten Zeile und öffnen Sie die Tabs-Palette erneut (Typ > Tabs). Fügen Sie eine zusätzliche Registerkarte ein, indem Sie auf das Lineal klicken und es an die gewünschte Stelle ziehen.


Schritt 7

Nun sind diese Felder zu eng zusammen! Dies wird auf dem gedruckten Formular problematisch, wenn jemand versucht, es von Hand auszufüllen. Normalerweise gebe ich ungefähr 1 bis 8 Zoll Kopfraum, nur um sicher zu gehen. Setzen Sie den Cursor in die Zeile, die Sie anpassen möchten.  Sie ändern dann die Einstellung Abstand vor in der Palette Absatz auf 0,125 Zoll. Stellen Sie sicher, dass alle Textfelder die gleichen Einstellungen für den Abstand vor haben. Ich habe die Absätze ohne Textfelder auf 0,625 Zoll gesetzt.


Schritt 8

Richten Sie als Nächstes eine Basistabelle ein, indem Sie das Textwerkzeug (Type Tool) (T) auswählen, den Cursor an der Stelle einfügen, an der die Tabelle platziert werden soll, und dann Tabelle > Tabelle einfügen (Table > Insert Table) auswählen.  Wählen Sie die Anzahl der Zeilen und Spalten, die Sie benötigen. Für dieses Formular habe ich sechs Spalten und sieben Zeilen mit einer Kopfzeile verwendet.


Schritt 9

Nun, um die Tabelle zu formatieren. Ich möchte, dass die Kopfzeile eine ähnliche orange Farbe hat, um die Übereinstimmung mit meinem Farbschema zu gewährleisten.  Markieren Sie die Kopfzeile, indem Sie mit dem Textwerkzeug (T) über den linken Rand der Zeile zeigen, bis ein schwarzer Pfeil angezeigt wird, und klicken Sie darauf. Ändern Sie die Füllfarbe in der Farbfelder-Palette.


Schritt 10

Um ausfüllbare Textfelder vom OCR erkennen zu können, lassen Sie am besten ein leeres weißes Feld, das von einer schwarzen Linie umgeben ist. Markieren Sie die Hauptzeilen der Tabelle und ändern Sie die Strichstärke in 0,5pt, um sie an die Stärke der Unterstriche des Textfelds anzupassen.


Schritt 11

Damit die Tabelle kürzer wirkt, entfernen Sie den Strich an der Außenseite der Tabelle, indem Sie die linke Spalte markieren, dann im Eigenschafteninspektor (siehe Abbildung unten) nur den linken äußeren Strich auswählen und die Strichbreite auf Null setzen.  Machen Sie dasselbe mit der rechten Säule, um die gegenüberliegende Seite zu entfernen. Ich entfernte auch den schwarzen Strich um den Kopf und änderte die inneren Striche in Weiß.


Schritt 12

Fügen Sie die Körperzellen in der linken Spalte zusammen, indem Sie sie markieren und Tabelle > Zellen verbinden (Table > Merge Cells) auswählen.


Schritt 13

Fügen Sie Ihren Text in die Tabelle ein. Ziehen Sie die Ränder der Zellen so, dass sie in den Text passen.


Schritt 14

Nun fügen Sie Kontrollkästchen hinzu. Die OCR erkennt im Allgemeinen jedes kleine, leere Quadrat mit einem schwarzen Strich als Kontrollkästchen. Umgekehrt wird jeder Kreis mit einem schwarzen Strich als Optionsfeld erkannt. (Der Unterschied besteht darin, dass Sie mehrere Kontrollkästchen auswählen können, aber nur ein Optionsfeld.) Die Symbolschriftart Wingdings hat ein schwarzes Quadrat und eine schwarze Kreis-Glyphe, die gut funktionieren werden, aber Sie müssen sie wahrscheinlich um ein paar Punkte vergrößern Passen Sie die Höhe der Schrift an, mit der Sie arbeiten.  Rufen Sie die gewünschte Glyphe unter Type > Glyphen auf und wählen Sie Wingdings aus.


Schritt 15

Nachdem wir ein paar grafische Elemente wie Kreditkartenlogos und einen orangefarbenen Akzent unten auf der Seite hinzugefügt haben, ist das Design fertig! Zeit, dieses Ding in eine Arbeitsform zu verwandeln.

Wählen Sie Datei > Exportieren (File > Export) und wählen Sie den Export als PDF (Drucken).


Schritt 16

Öffnen Sie die exportierte PDF-Datei in Adobe Acrobat.
Wählen Sie nun Formulare > Formularassistent starten (Forms > Start Form Wizard) aus und wählen Sie "Aktuelles Dokument verwenden oder zu einer PDF-Datei navigieren" und dann "Aktuelles Dokument verwenden". Acrobat füllt sofort die leeren Unterstriche und die Tabellenzellen mit Textfeldern aus, und die Kontrollkästchen werden aktiviert.


Schritt 17

Wir sind noch nicht fertig! Acrobat hat einige Schwierigkeiten, jedes Feld zu analysieren. Überprüfen Sie die Felder auf ihre Richtigkeit. Eine schnelle Methode zur Sicherstellung einer einheitlichen Formatierung besteht darin, alle Formularfelder gleichzeitig auszuwählen und gleichzeitig zu ändern.  Klicken Sie mit der Maus auf alle Formularfelder (nicht die Kontrollkästchen oder die Signatur), und wählen Sie mit Befehlstaste Straggler aus. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf eines der hervorgehobenen Felder und wählen Sie Eigenschaften.

Legen Sie im Menü Darstellung die Schriftart auf Helvetica und die Schriftgröße auf 8 fest. Wenn die Standardeinstellung für Auto beibehalten wird, ändert sich die Textgröße entsprechend der Größe des Textfelds und kann recht unschön aussehen.


Schritt 18

Wechseln Sie in das Optionsmenü. In seltenen Fällen legt Acrobat eine Zeichenbegrenzung für ein Feld fest. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben "Begrenzung von _ Zeichen" und "Kombination von _ Zeichen", um beschädigte Felder zu vermeiden.  Deaktivieren Sie "Langer Text blättern", um die Länge des eingegebenen Texts auf die Länge des Textfelds zu beschränken, sodass der Benutzer keinen Roman in Ihr Formular eingeben kann.


Schritt 19

Acrobat neigt dazu, die Felder etwas hoch über der Basislinie zu positionieren, was bei der Texteingabe zu weiteren Hässlichkeiten führt. Um das zu korrigieren, wählen Sie erneut die Felder aus, die Sie absenken möchten, und verschieben Sie sie mit den Pfeiltasten nach unten.  Um zu testen, wo sich der eingegebene Text befindet, können Sie am besten die Vorschau in der oberen linken Ecke des Fensters auswählen und einen Beispieltext eingeben.


Schritt 20

Wenn Sie feststellen, füllt die OCR nicht alle Felder in der Tabelle aus. Dies ist üblich und zum Glück eine einfache Lösung. Klicken Sie in der oberen linken Ecke des Fensters auf Neues Feld hinzufügen und wählen Sie Textfeld.

Platzieren Sie nun das Feld und ändern Sie dessen Größe mithilfe des Begrenzungsrahmens um das Feld. Wenn Sie etwas Hilfe beim Ausrichten der Box mit den anderen Feldern benötigen, aktivieren Sie Lineale (Command + R) und ziehen Sie eine Hilfslinie aus dem Lineal heraus.  Entfernen Sie unerwünschte Felder, indem Sie den Feldtäter auswählen und auf Löschen klicken.


Schritt 21

Sie können bei Bedarf auch eine digitale Signatur auf dem Formular einrichten. In diesem Fall liest der OCR die Wortsignatur und richtet sie automatisch ein. Wenn Sie zusätzliche Signaturfelder einrichten müssen, wählen Sie Neues Feld hinzufügen > Signatur (Add New Field > Signature).


Schritt 22

Das Feld Notizen wird ein Problem sein. Beachten Sie, dass es in zwei separate Felder aufgeteilt ist, wir möchten jedoch, dass es in die nächste Zeile umgebrochen wird.  Acrobat ist kein Textverarbeitungsprogramm, daher gibt es absolut keine Möglichkeit, die Zeilenabstände (Zeilenabstände) anzupassen. Die Unterstriche können nicht mit dem Text ausgerichtet werden. Wir entfernen also die Zeilen, um Platz für ein mehrzeiliges Textfeld zu schaffen.

Um die Zeilen zu entfernen, ohne wieder in InDesign zurückzukehren, klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Fensters auf Formularbearbeitung schließen und wählen Sie Werkzeuge > Erweiterte Bearbeitung > TouchUp-Objektwerkzeug (Tools > Advanced Editing > TouchUp Object Tool). Wählen Sie nun jeden unerwünschten Unterstrich aus und klicken Sie auf Löschen.

Löschen Sie im Formularbearbeitungsmodus die alten Textfelder und erstellen Sie ein neues, das groß genug ist, um zwei Textzeilen aufzunehmen. Öffnen Sie die Eigenschaften des Textfelds und gehen Sie zu Darstellung. Aktivieren Sie "Multiline". Dadurch kann der Text in die nächste Zeile umgebrochen werden.


Schritt 23

Wenn Ihr Formular sauber und versandbereit ist, klicken Sie auf Formularbearbeitung schließen, speichern Sie Ihre Arbeit und wählen Sie Erweitert > Rechte erweitern (Advanced > Extend Privileges) in Adobe Reader. Wenn Sie diesen Schritt überspringen, kann der Benutzer den eingegebenen Text nicht speichern und es wird eine schreibgeschützte Datei.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie mit der Bearbeitung des Formulars fertig sind: Wenn Sie die Berechtigungen erweitern, ist die Datei gesperrt, und Sie können das Design des Formulars nicht ändern. Erstellen Sie eine Sicherung mit einem anderen Namen wie "form_editable.pdf" oder ähnlich.


Schlussfolgerung

Formulare können mühselig sein, aber mit etwas Übung können Sie mit ein paar einfachen Schritten saubere, einfach zu navigierende PDFs erstellen.  Selbst wenn Sie bereits mit ausfüllbaren Formularen gearbeitet haben, hat Ihnen dieses Tutorial hoffentlich einige Vorschläge gemacht, um den Prozess etwas zu vereinfachen. Wenn Sie irgendwelche Tipps haben, die wir heute nicht besprochen haben, lassen Sie uns diese in den Kommentaren hören.

Vergessen Sie nicht: Wenn dieser Entwurfsprozess zu viel war, um zu folgen, finden Sie eine Auswahl stilvoller Formularvorlagen auf Envato Market.

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