Unlimited PS Actions, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Design & Illustration
  2. Layout
Design

Створення PDF-форм з можливістю заповнення за допомогою InDesign та Adobe Acrobat

by
Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:

Ukrainian (українська мова) translation by Elen (you can also view the original English article)

Створення форм в Acrobat може бути досить тяжким процесом. Програмне забезпечення розпізнавання може створювати поля на одному рядку, але не на наступному. Також ви можете отримати радіо-кнопки там, де ви б хотіли бачити чекбокс. Завдання, на які, здавалося, ви витратили б декілька хвилин, забирають у вас години на редагування і вірне налаштування. В даному уроці ви дізнаєтесь, як розробити чисту, робочу форму, щоб звести до мінімуму головний біль від цього процессу.

Перше емпіричне правило - зберегти ваш дизайн не перевантаженим. Програмне забезпечення OCR (Optical Character Recognition), яке Acrobat використовується для перетворення вашого дизайну в робочу форму, може бачити тільки зрозумілі, розбірливі, висококонтрастні елементи. Найкращий спосіб переконатися в читабельності вашого дизайну - дотримуватися білого фону і чорного шрифту для будь-якої інформації, яку потрібно розпізнати. Уникайте незвичних графічних елементів на фоні. Також переконайтеся, що елементи відокремлені один від одного і вони не перекриваються текстом, що може привести до того, що поля форми об'єднаються і створять нові зайві елементи, які тільки додадуть вам роботи.

Ми розглянемо створення простої форми, але ваш дизайн ні в якому разі не повинен виглядати так, наче ви намагалися створити форму, яка працює. Просто слідуйте інструкціям щодо інтервалів та розміщення полів форми або зробіть ваш власний варіант.

Примітка: Якщо ви хочете позбутися головного болю при створенні своїх власних форм, ви можете знайти набір стильних шаблонів форм на Envato Market, наприклад такий, як Registration Form v-2.

Кінцевий перегляд зображення


Деталі уроку

  • Програма: Adobe InDesign і Acrobat CS5
  • Рівень складності: середній
  • Орієнтовний час уроку: 1 година

Крок 1

Спочатку створимо новий документ в InDesign. Встановіть розміри файла 4.25 на 8.5 дюймів. Форма, яку я створюю, подвоюється як віддрукована поштова програма, тому я додаю стандартний відступ 0,125 дюймів.


Крок 2

Тепер набираємо форму. Acrobat розпізнає чіткий, розбірливий текст, тому постарайтесь використовувати зрозумілий шрифт (наприклад, Helvetica або будь-який інший легкий для читання шрифт) для тексту, який буде передувати полям. Причиною цього є те, що таким чином Acrobat зможе точно визначити елементи форми, не заплутавшись. Якщо у вашого документа є "шапка" або заголовок, ви можете використати більш оригінальний шрифт.


Крок 3

Ви хочете бачити, де кожна вкладка і відступ знаходяться в документі, тому переконайтесь, що ви бачите всі приховані символи. Для цього виберіть в InDesign Type > Show Hidden Characters.


Крок 4

Щоб додати до полів форми підкреслення, яке можна легко редагувати, виберіть відступ безпосередньо після імені поля і вставте вкладку (Tab). Відкрийте палітру Tabs, перейшовши в Type > Tabs. Виберіть вкладку з вирівнюванням по правому краю - Right-Justified (стрілка, яка вказує вправо і вниз) і клікніть по лінійці на палітрі Tabs, щоб вставити вкладку. Тепер перетягніть вкладку до потрібного краю, і вона повинна закріпитися на цьому місці.

Виділіть вкладку і відкрийте Underline Options, до яких можна отримати доступ, клікнувши в правому верхньому куті палітри Character. Встановіть галочку в "Underline On" і товщину підкреслення 0,5 pt. Якщо лінія надто тонка, Acrobat не розпізнає її як текстове поле.


Крок 5

Додайте вкладки в кожне поле, якому потрібне підкреслення, далі використовуйте інструмент Eyedropper Tool (I), щоб застосувати його до інших полів, шляхом їх виділення.


Крок 6

Не всі поля повинні займати весь рядок, наприклад, номер телефону або поля поштового індексу/коду, а також, можливо, ви хотіли б помістити два поля в один рядок. Для цього видаліть абзац, повернувшись до першого рядку і знову відкривши палітру Tabs (Type > Tabs). Вставте додаткову вкладку, клікнувши на лінійці і перетягнувши її в потрібне місце.


Крок 7

Тепер ці поля знаходяться надто близько один до одного! Це буде проблематично для надрукованої форми, якщо хтось захоче заповнити її вручну. Як правило, я даю приблизно 1/8 дюйма запасу - про всяк випадок. Помістіть курсор на лінію, яку ви налаштовуєте. Далі змініть параметр Space Before на панелі Paragraph на 0,125 дюймів. Перед налаштуванням переконайтесь, що всі текстові поля мають однакове значення Space Before. Я встановив значення для абзаців без текстових полів 0.625 дюймів.


Крок 8

Тепер налаштуємо базову таблицю, обравши Type Tool (T), поставте курсор там, де буде розміщена таблиця, а потім виберіть Table > Insert Table. Виберіть кількість рядків і стовпців, які вам знадобляться. Для цієї форми я використовував шість стовпців і сім рядків з одним рядком заголовку.


Крок 9

Тепер відформатуємо таблицю. Я хочу, щоб рядок заголовка мав аналогічний оранжевий колір, щоб зберегти цілісність моєї кольорової палітри. Виділити рядок заголовка, навівши курсор над лівим краєм рядка за допомогою Type Tool (T) до появи чорної стрілки, далі клікніть по ній. Змініть колір Fill Color на панелі  Swatches.


Крок 10

Найкращий спосіб отримати текстові поля, які можна заповнювати, і які будуть розпізнаватися OCR, - це залишити порожнім білий квадрат, обведений чорною лінією, товщиною до 0.5pt, щоб відповідати товщині підкреслення текстового поля.


Крок 11

Щоб зробити таблицю менш квадратною, видаліть обведення на зовнішній стороні таблиці, виділивши лівий стовпець, далі виберіть тільки ліве зовнішнє обведення в Property Inspector (див. малюнок нижче) і встановіть його ширину: 0. Зробіть те ж саме для правої колонки, щоб видалити протилежну сторону. Я також видалив чорне обведення навколо заголовка і змінив внутрішні лінії на білі.


Крок 12

Для об'єднання клітинок в лівому стовпці, виділіть їх і перейдіть в Table > Merge Cells.


Крок 13

Вставте ваш текст в таблицю. Перетягніть вершини клітинок так, щоб вони відповідали тексту.


Крок 14

Тепер додамо чекбокси. Як правило, OCR розпізнає будь-який білий квадрат з чорним обведенням навколо нього як чекбокс. І навпаки, будь-який круг з чорним обведенням буде розпізнаватися як радіо-кнопка. Шрифт символів Wingdings має чорний квадрат і круглий гліф, які будуть працювати дуже добре, але вам, мабуть, доведеться підняти їх на декілька точкових розмірів вище для відповідності висоті шрифта, з яким ви працюєте. Отримайте доступ до гліфу, який ви шукаєте, перейшовши в Type > Glyphs і виберіть Wingdings.


Крок 15

Після додавання декількох графічних елементів, таких як логотипи кредитних карт і оранжевий акцент внизу сторінки, ми закінчили розробку! Настав час перетворити цю річ в робочу форму!

Виберіть File > Export і виберіть експортувати в PDF (Print).


Крок 16

Відкрийте експортований PDF-файл в Adobe Acrobat.
Тепер перейдіть в Forms > Start Form Wizard і виберіть "Use the current document or browse to a PDF file", далі "Use the current document". Acrobat миттєво заповнить порожні підкреслення і комірки таблиці текстом полів, а в чекбоксах можна буде ставити галочку.


Крок 17

Ми ще не закінчили! Acrobat має деякі труднощі при розборі кожного поля, тому давайте перевіримо їх, щоб переконатися, що вони правильні. Швидкий метод забезпечення універсального форматування - це виділення всіх полів і одночасна їх зміна. Виділіть всі поля форми, перетягуючи виділення мишкою (крім чекбоксів і підписів) і виділіть зайве, натиснувши Command-клік миші. Далі клікніть правою кнопкою миші по одному із виділених полів і виберіть Properties.

В меню Appearance встановіть шрифт Helvetica, розмір 8. Якщо розмір шрифту залишено по замовчуванню для параметра Auto, текст буде змінюватися відповідно до розміру текстового поля і може виглядати некрасиво.


Крок 18

Перейдіть в меню Options. В рідких випадках Acrobat встановить обмеження символів в полі. Зніміть галочки з пунктів "Limit of _ characters" і "Comb of _ characters", щоб уникнути розриви полів. Також відключіть "Scroll long text", який обмежує довжину тексту в текстовому полі, щоб користувач не міг багато вводити в вашу форму.


Крок 19

Acrobat має тенденцію розташовувати поля трохи вище основної лінії, що виглядає ще більш некрасиво при введенні тексту. Щоб виправити це, повторно виберіть поля, які ви хочете опустити і розширте їх вниз стрілочками. Найкращий спосіб перевірити, де найкраще виглядатиме текст - це вибрати Preview в верхньому лівому куті вікна і ввести текст прикладу.


Крок 20

Якщо ви помітили, OCR не заповнив кожен пробіл в таблиці. Це звичайна справа і, на щастя, це просте рішення. Натисніть Add New Field в верхньому лівому куті вікна і виберіть Text Box.

Тепер помістіть і змініть розмір поля, використовуючи обмежувальну рамку навколо поля. Якщо вам потрібна допомога в вирівнюванні полів один з одним, ввімкніть лінійки (Command + R) і витягніть з них направляючу. Видаліть непотрібні поля, виділивши все зайве, і натисніть delete.


Крок 21

Ви також можете налаштувати цифровий підпис на формі, якщо це необхідно. В такому випадку OCR сприймає підпис і автоматично встановлює його. Якщо вам потрібно налаштувати додаткові поля підпису, виберіть Select Add New Field > Signature.


Крок 22

Поле Notes - це питання. Зверніть увагу, що воно розділене на два поля, але ми хотіли б перенести його на наступний рядок.  Acrobat - це не текстовий редактор, тому тут не має ніякого способу налаштувати міжрядковий інтервал і не можна налаштувати лінії разом з текстом, а тому ми заберемо рядки, щоб звільнити простір для багаторядкового тексту.

Для видалення рядків в InDesign, без можливості їх повернення, натисніть на Close Form Editing в верхньому правому куті вікна і перейдіть в Tools > Advanced Editing > TouchUp Object Tool. Далі виділіть кожен небажаний рядок і натисніть Delete.

Верніться в режим Form Editing, видаліть старі текстові поля і створіть нове, досить велике, щоб розмістити два рядка тексту. Відкрийте Properties текстового поля і перейдіть в Appearance, поставте галочку на "Multiline". Це дозволить тексту перейти на наступний рядок.


Крок 23

Як тільки ваша форма буде чистою і готовою для відправлення, збережіть свою роботу, потім виберіть Advanced > Extend Privileges в Adobe Reader. Якщо ви пропустите цей крок, користувач не зможе зберегти введений текст і він стане файлом "тільки для перегляду".

Маленька порада: переконайтесь, що ви закінчили редагування форми - після розширеного налаштування файл буде заблоковано і ви не зможете змінити дизайн форми. Зробіть резервну копію з іншим іменем, наприклад "form_editable.pdf" або щось на зразок цього.


Висновок

Форми можуть бути набридливими, але з часом, практикуючись, ви зможете створювати акуратні, зручні в навігації PDF-файли за допомогою декількох простих налаштувань. Навіть якщо ви вже працювали з формами, які можна заповнювати, сподіваюсь, даний урок дав вам декілька порад, які полегшать вам даний процес. Якщо у вас є якісь поради щодо питань, які ми не охопили сьогодні, напишіть їх в коментарях.

Не забувайте: якщо даний процес розробки займає багато часу, ви можете знайти готові стильні шаблони форм на Envato Market.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.