Unlimited PS Actions, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Design & Illustration
  2. Layout

Membuat Formulir PDF yang Dapat Diisi Dengan InDesign dan Adobe Acrobat

by
Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Hasannudin Amin (you can also view the original English article)

Membuat formulir di Acrobat bisa menjadi proses yang menyita. Perangkat lunak yang digunakan mungkin membuat bidang pada satu baris tapi tidak di baris berikutnya. Anda mungkin mendapatkan tombol radio ketika Anda menginginkan kotak centang. untuk memperbaiki dan menyempurnakannya. Dalam tutorial ini, Anda akan belajar bagaimana merancang sebuah desain yang rapi, untuk meminimalkan sakit kepala pada alur kerja Anda.

Aturan pertama adalah menjaga desain Anda tidak berantakan. Perangkat lunak OCR (Optical Character Recognition) yang Acrobat gunakan untuk mengubah desain Anda menjadi formulir kerja yang terlihat rapi, tulisan yang jelas dan terbaca dan elemen kontras tinggi. Cara terbaik untuk memastikan desain Anda mudah dibaca adalah menempelkan latar belakang putih dengan tulisan hitam untuk info yang perlu dikonversi. Hindari elemen grafis yang meriah di latar belakang. Juga pastikan elemen dipisahkan dan tidak ada teks yang tumpang tindih, yang dapat menyebabkan kolom formulir menyatu dan melakukan hal-hal funky lain yang dapat menguras jam kerja Anda.

Kita akan melalui pembuatan formulir sederhana, tapi sama sekali tidak  ada keharusan bagi desain Anda untuk terlihat persis seperti ini agar mendapatkan bentuk yang sesuai. Ikuti saja petunjuk tentang jarak dan bagaimana menempatkan bidang formulir dan jika tidak lakukan hal yang Anda sendiri inginkan dengannya.

Catatan: Jika Anda ingin melewatkan sakit kepala Anda ketika membuat formulir Anda sendiri, Anda dapat menemukan pilihan template formulir stylish di Envato Market, seperti Registration Form v-2.

Prantinjau Gambar Akhir


Rincian Tutorial

  • Program: Adobe InDesign & Acrobat CS5
  • Tingkat Kesulitan: Menengah
  • Perkiraan Waktu Penyelesaian: 1 Jam

Langkah 1

Pertama buat dokumen baru di InDesign. Siapkan file yang berukuran 4.25 di x 8.5 in. Formulir yang saya buat akan saya cetak nantinya, jadi saya menambahkan bleed standar 0.125 in.


Langkah 2

Sekarang untuk tulisan formulir. Acrobat mengenali teks yang jelas dan terbaca, jadi coba gunakan tipografi yang bersih dan jelas terbaca (seperti Helvetica atau font yang mudah dibaca lainnya) untuk teks yang akan mendahului bidang. Alasan untuk ini jadi Acrobat bisa menamai unsur bentuk secara akurat tanpa menjadi bingung. Jika dokumen Anda memiliki headline atau judul, Anda bisa menggunakan font yang lebih bagus di sana.


Langkah 3

Anda ingin dapat melihat di mana setiap tab dan spasi berada dalam dokumen jadi pastikan Anda dapat melihat semua karakter tersembunyi. Untuk melakukan ini di InDesign, pilih Type > Show Hidden Characters.


Langkah 4

Untuk menambahkan garis bawah yang mudah disunting ke kolom formulir Anda, pilih spasi secara langsung setelah bidang nama dan masukkan tab (Tab). Buka palet Tabs dengan memilih Type > Tabs. Pilih Right-Justified Tab (panah menunjuk ke kanan dan ke bawah) dan klik pada penggaris di palet Tab untuk memasukkan tab. Sekarang seret tab sampai ke margin kanan dan seharusnya akan terkunci pada tempatnya.

Sorot Tab dan buka Underline Options, yang diakses dengan mengklik ikon di sudut kanan atas palet Character. Klik kotak centang "Underline On" dan tetapkan bobot garis bawah menjadi 0.5 pt. Jika stroke terlalu tipis, Acrobat tidak akan mengenalinya sebagai bidang teks.


Langkah 5

Tambahkan tab ke setiap bidang yang membutuhkan garis bawah, lalu gunakan Eyedropper Tool (I) untuk menerapkannya ke bidang lainnya dengan menyorotinya.


Langkah 6

Tidak semua bidang perlu mengambil keseluruhan baris, seperti kolom nomor telepon atau kolom kode zip/mailing, dan Anda ingin memasukkan dua bidang pada satu baris. Lakukan ini dengan menghapus paragraf kembali pada baris pertama dan membuka palet Tab lagi (Type > Tabs). Masukkan tab tambahan dengan mengklik penggaris dan seret ke lokasi yang diinginkan.


Langkah 7

Sekarang bidang itu terlalu sempit jika bersama! Ini akan bermasalah pada formulir cetak saat seseorang mencoba mengisinya dengan tangan. Saya biasanya memberikannya sekitar 1⁄8 inci ruang kepala untuk memastikannya. Tempatkan kursor di baris yang Anda sesuaikan. Anda kemudian akan mengubah pengaturan Space Before di palet Paragraph menjadi 0.125 in. Pastikan semua bidang teks memiliki pengaturan Space Before yang sama. Saya mengatur paragraf tanpa bidang teks ke 0.625 in.


Langkah 8

Selanjutnya, buatlah sebuah tabel dasar dengan memilih Type Tool (T), masukkan kursor tempat tabel akan diletakkan, lalu pilih Table > Insert Table. Pilih jumlah baris dan kolom yang Anda perlukan. Untuk formulir ini, saya menggunakan enam kolom dan tujuh baris, dengan satu baris header.


Langkah 9

Sekarang untuk memformat tabel. Saya ingin baris header menjadi warna oranye yang sama untuk menjaga konsistensi dengan skema warna saya. Sorot baris tajuk dengan melayang di atas tepi kiri baris dengan Type Tool (T) sampai panah hitam muncul, lalu klik. Ubah Fill Color di palet Swatch.


Langkah 10

Cara terbaik untuk mendapatkan kotak teks yang dapat diisi agar dikenali oleh OCR adalah dengan membiarkan kotak putih kosong yang dikelilingi oleh garis hitam. Sorot deretan baris tabel dan ubah bobot stroke menjadi 0.5pt agar sesuai dengan berat bidang teks yang digarisbawahi.


Langkah 11

Supaya tabel terlihat tidak begitu kotak, lepaskan goresan di bagian luar tabel dengan menyoroti kolom kiri, lalu pilih hanya stroke eksterior kiri di Property Inspector (gambar di bawah) dan tetapkan Stroke Width ke nol. Lakukan hal yang sama pada kolom kanan untuk menghilangkan sisi yang berlawanan. Saya juga menghilangkan stroke hitam di sekitar header dan mengubah stroke interior menjadi putih.


Langkah 12

Gabungkan sel-sel di kolom kiri dengan menyorotnya dan pilih Table > Merge Cells.


Langkah 13

Masukkan teks Anda ke dalam tabel. Seret ujung sel sehingga sesuai dengan teks.


Langkah 14

Sekarang untuk menambahkan kotak centang. OCR umumnya akan mengenali kotak kecil dan kosong dengan stroke hitam di sekitarnya sebagai kotak centang. Sebaliknya, lingkaran dengan stroke hitam akan dikenali sebagai tombol radio. (Perbedaannya adalah Anda bisa memilih beberapa kotak centang tapi hanya satu tombol radio.) Font simbol Wingdings memiliki bentuk kotak hitam dan lingkaran hitam yang akan bekerja dengan cukup baik, namun Anda mungkin harus menemukan ukuran beberapa poin agar sesuai dengan tinggi jenis huruf yang Anda gunakan. Akses bentuk yang Anda cari di Type > Glyphs dan pilih Wingdings.


Langkah 15

Setelah menambahkan beberapa elemen grafis seperti logo kartu kredit dan aksen oranye di bagian bawah halaman, kini kita selesai dengan desainnya! Waktunya mengubah hal ini menjadi formulir kerja.

Pilih File > Export dan pilih export as PDF (Print).


Langkah 16

Buka PDF yang diekspor dalam Adobe Acrobat.
Sekarang Pilih Form > Start Form Wizard dan pilih "Use the current document or browse to a PDF file," lalu "Use the current document." Acrobat akan langsung mengisi garis bawah dan sel tabel kosong dengan kolom teks dan kotak centang akan menjadi kotak centang.


Langkah 17

Kita belum selesai! Acrobat memiliki beberapa kesulitan untuk menguraikan setiap bidang, jadi mari kita periksa mereka untuk memastikannya benar. Metode cepat untuk memastikan pemformatan seragam adalah memilih semua bidang formulir sekaligus dan mengubahnya pada saat bersamaan. Klik-seret mouse ke semua bidang formulir (bukan kotak centang atau tanda tangan) dan pilih pelacak dengan Command-click. Selanjutnya, klik kanan pada salah satu bidang yang disorot dan pilih Properties.

Di menu Appearance, atur font ke Helvetica dan ukuran font menjadi 8. Jika ukuran font dibiarkan pada pengaturan default Auto, teks akan mengubah ukuran sesuai dengan ukuran kolom teks dan bisa terlihat sangat jelek.


Langkah 18

Beralih ke menu Opsi. Dalam beberapa kasus yang jarang terjadi, Acrobat akan menetapkan batas karakter di bidang. Hapus tanda centang pada kotak di samping "Limit of _ characters" dan "Comb of _ characters" untuk menghindari bidang yang rusak. Matikan juga "Scroll long text" yang membatasi panjang teks yang dimasukkan ke panjang bidang teks, sehingga pengguna tidak dapat mengetikkan sebuah novel panjang ke dalam formulir Anda.


Langkah 19

Acrobat cenderung memposisikan bidang sedikit tinggi di atas garis dasar, menyebabkan keburukan lebih jauh saat memasuki teks. Untuk memperbaiki ini, pilih ulang bidang yang ingin Anda turunkan dan dorong mereka ke bawah dengan tombol panah. Cara terbaik untuk menguji di mana teks yang dimasukkan akan berada adalah dengan memilih Preview di sudut kiri atas jendela dan mengetik beberapa teks contoh.


Langkah 20

Jika Anda perhatikan, OCR tidak mengisi setiap kekosongan dalam tabel. Ini biasa terjadi, dan untungnya ini adalah perbaikan yang mudah. Klik Add New Field di sudut kiri atas jendela dan pilih Text Box.

Sekarang tempatkan dan ubah ukuran bidang dengan menggunakan kotak pembatas di sekitar bidang. Jika Anda memerlukan sedikit bantuan untuk menyelaraskan kotak dengan bidang lainnya, aktifkan Rulers (Command + R) dan seret guide keluar dari penggaris. Hapus bidang yang tidak diinginkan dengan memilih offender field dan tekan delete.


Langkah 21

Anda juga dapat membuat tanda tangan digital pada formulir jika perlu. Dalam kasus ini, OCR membaca kata tanda tangan dan mengaturnya secara otomatis. Jika Anda perlu menyiapkan kolom tanda tangan tambahan, Pilih Add New Field > Signature.


Langkah 22

Bidang Catatan akan menjadi masalah. Perhatikan bahwa itu dibagi menjadi dua bidang yang terpisah, tapi kita ingin membungkus baris berikutnya. Acrobat bukan pengolah kata, jadi sama sekali tidak ada cara untuk menyesuaikan leading (line spacing), jadi garis bawah tidak bisa dibariskan dengan teks, jadi kita akan menghapus garis untuk membuat jalan bagi bidang teks multiline.

Untuk menghapus garis tanpa masuk kembali ke InDesign, klik Close Form Editing di sudut kanan atas jendela dan masuk ke Tools > Advanced Editing > TouchUp Object Tool. Sekarang pilih setiap garis bawah yang tidak diinginkan dan tekan Delete.

Kembali ke mode Form Editing, hapus field teks lama dan buat yang baru cukup besar untuk menampung dua baris teks. Buka Properties dari text field dan masuk ke Appearance dan centang "Multiline". Hal ini memungkinkan teks membungkus baris berikutnya.


Langkah 23

Setelah formulir Anda bersih dan siap dikirim, Klik Close Form Editing, simpan pekerjaan Anda, lalu pilih Advanced > Extend Privileges in Adobe Reader. Jika Anda melewatkan langkah ini, pengguna tidak akan dapat menyimpan teks yang dimasukkan dan itu menjadi file read-only.

Tip: Pastikan Anda selesai mengedit formulir: setelah Anda memperpanjang hak istimewa, file terkunci dan Anda tidak dapat mengubah desain formulir. Buatlah backup dengan nama yang berbeda, seperti "form_editable.pdf" atau semacamnya.


Kesimpulan

Formulir bisa merepotkan, tapi dengan latihan, Anda bisa menghasilkan PDF yang bersih dan mudah dinavigasi dengan beberapa tweak sederhana. Bahkan jika Anda telah bekerja dengan formulir yang mudah diisi, semoga tutorial ini memberi Anda beberapa saran untuk mempermudah prosesnya. Jika Anda memiliki tip yang tidak kami sampaikan hari ini, marilah kita mendengarnya di komentar.

Jangan lupa: Jika proses desain ini terlalu banyak untuk diikuti, Anda bisa menemukan pilihan template formulir stylish di Envato Market.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.