Cómo usar la combinación de datos en InDesign

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Si tienes que imprimir el mismo documento varias veces, pero con información ligeramente diferente, quizá quieras probar la combinación de datos. La combinación de datos en InDesign puede ahorrarte mucho tiempo al imprimir múltiples documentos. Por ejemplo, si tienes una carta para enviar a muchas personas, puedes extraer todos estos datos y dejar que InDesign cree todos los documentos que necesitas.

Entonces, ¿cómo funciona? ¡Sigue leyendo para descubrirlo!

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Lo que necesitarás

En este tutorial se usan los siguientes recursos:

Diseño de plantilla de tarjeta de presentación

En este tutorial, vamos a usar esta plantilla de tarjeta de presentación. Puedes usarla junto conmigo, o usar un documento tuyo de InDesign.

Cómo usar la combinación de datos en InDesign

Paso 1

El primer paso es recopilar y dar formato a los datos necesarios que queremos tener en nuestro documento. Esto variará dependiendo del proyecto, pero en este ejemplo recopilaremos datos de empleados para tarjetas de presentación. En este caso, la compañía tendrá el mismo diseño, pero las tarjetas de presentación deberán personalizarse para cada empleado individual.

En primer lugar, para recopilar los datos usaremos un archivo .txt.

En tu escritorio, crea un archivo de texto y asígnale el nombre miembros.txt (members.txt). En Windows te recomiendo que uses el Bloc de notas, mientras que en Mac, te recomiendo usar TextEdit para hacerlo.

Paso 2

Una vez que tengas tu nuevo archivo de texto abierto, necesitarás escribir algunos campos de datos. La primera línea será el nombre de los campos, mientras que cada línea posterior a esta representará a un empleado que queramos incluir.

Como puedes ver, tenemos las categorías Nombre (Name), Título (Title), Teléfono (Phone) y Correo electrónico (Email). Estas son nuestras etiquetas de combinación de datos en InDesign, que se utilizarán para identificar cada una de las entradas de datos.

Paso 3

Cada línea posterior a la primera representará una sola entrada de datos.

Para este ejemplo, hemos incluido cuatro empleados diferentes. ¡Tú puedes colocar tantos como necesites! Recopilar datos de esta manera nos ahorrará mucho tiempo posteriormente.

Las comas que separan cada categoría son necesarias. Entonces aquí, por ejemplo, tenemos una empleada de nombre "Jessica Style". Su título es "Diseñadora".

Paso 4

Una vez que tengas todos los datos que necesitas en tu archivo de texto, asegúrate de guardarlo.

Abre InDesign a continuación. En este tutorial, vamos a aplicar nuestro archivo de texto a un diseño de tarjeta de presentación como ejemplo.

También puedes usar tu propio documento, o diseño, si lo prefieres. Solo asegúrate de tenerlo abierto y listo para ser usado.

Paso 5

Una vez que tengas tu documento abierto y listo, podemos comenzar a agregar elementos en donde queramos presentar nuestros datos. Para usar las funciones de combinación, necesitaremos el panel Combinación de datos (Data Merge).

Puedes encontrarlo dentro de Ventana > Utilidades > Combinación de datos (Window > Utilities > Data Merge).

Paso 6

A continuación, necesitamos vincular nuestros datos con el documento. Haz clic en el icono de hamburguesa en el panel Combinación de datos (Data Merge) y elige Seleccionar fuente de datos (Select Data Source).

Paso 7

Desde aquí, localiza el archivo miembros.txt (members.txt) que creaste anteriormente y haz clic en Abrir (Open).

Paso 8

Consulta el ejemplo mostrado a continuación. Verás las diferentes entidades que fueron colocadas en la primera línea de nuestro documento de texto. Usando esto, podemos comenzar a colocar nuestros datos de texto en donde queramos que aparezcan.

Comencemos con el nombre. Usando la Herramienta texto (Text Tool), resalta el área en donde quieras que el nombre sea reemplazado. Luego haz clic en la etiqueta Nombre (Name) en la ventana Combinación de datos (Data Merge).

Inserting the Name Label into the Document

Paso 9

Observa que el nombre ha cambiado a <<Nombre>> (<<Name>>). Esto significa que este es un marcador de posición para todos los nombres del archivo de texto. La configuración de la fuente se ha mantenido igual, asegurando que el diseño permanezca como lo deseas.

Repite el paso en todas las áreas para el Título (Title), Teléfono (Phone) y Correo electrónico (Email).

Paso 10

Ahora que todas las áreas de datos han sido colocadas en donde las necesitamos, podemos obtener una vista previa.

En la parte inferior izquierda de la ventana Combinación de datos (Data Merge), marca la casilla Vista previa (Preview).

Paso 11

Ahora deberías ver tus datos rellenando las áreas deseadas. Es genial, ¿verdad?

Para obtener una vista previa de todos los puntos de datos, puedes usar las flechas de la parte inferior derecha de la ventana Combinación de datos (Data Merge).

Paso 12

Una vez que estés satisfecho con todos los datos que has colocado, ahora puedes crear un documento que contenga todos los puntos de datos.

Para hacer esto, haz clic en el botón Crear documento combinado (Create Merged Document) para abrir la ventana.

Paso 13

Ahora que la ventana Crear documento combinado (Create Merged Document) está abierta, se te presentan una gran cantidad de opciones. Puedes elegir un solo registro o un rango de registros de tus datos.

Para este ejemplo, simplemente dejemos la opción Todos los registros (All Records) seleccionada.

Paso 14

Presiona el botón OK para crear el nuevo documento. Recibirás un reporte sobre texto superpuesto. Sin embargo, no te preocupes demasiado en este momento, ya que tendrás la oportunidad de hacer cambios.

Selecting OK on the Create Merged Document Dialog

Paso 15

Observa que tu nuevo documento tiene múltiples páginas, una para cada uno de los puntos de datos de tu archivo de texto. Asegúrate de desplazarte por todas las páginas para verificar que todos los datos sean precisos y para hacer ajustes finales al diseño.

También notarás que este nuevo documento ya no tiene las etiquetas de datos. Esto facilita el proceso de hacer ajustes a una página sin afectar el resto del documento.

Desde aquí, ¡puedes guardar tu documento e imprimirlo como desees! Es una buena idea conservar una copia del documento y de los datos originales, junto con este nuevo documento que has creado.

Conclusión

Como puedes ver, esta es una poderosa herramienta que puede ahorrarte mucho tiempo al tener que imprimir copias de un documento con mucha información variable. Además de tarjetas de presentación, esto también funcionaría bien con certificados, cartas de presentación y mucho más. ¡Existen muchas aplicaciones para esta función! ¿Qué podrías crear con las técnicas de combinación de datos de InDesign?

Si has encontrado útiles estos consejos, echa un vistazo a estos otros increíbles recursos de InDesign.